Persondatapolitik
Registrering og behandling af personoplysninger
Jon Palle Buhl Advokatfirmaet, CVR nr. 17900285, (”Advokatfirmaet”) driver advokatvirksomhed fra adressen Valkendorfsgade 16, 1151 København K, og modtager som led heri personoplysninger om klienter og andre fysiske personer.
Advokatfirmaet er ansvarlig (dataansvarlig) for behandlingen af disse personoplysninger, og Advokatfirmaets behandling af personoplysningerne er underlagt vilkårene i denne Persondatapolitik.
Hvilke personoplysninger opbevares og benyttes?
Advokatfirmaet behandler følgende kategorier af personoplysninger om klienter, klientens familiemedlemmer, modparter og andre fysiske personer:
- Almindelige kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer og mailadresse
- IP-adresser
- CPR-nr.
- Legitimationsdokumentation, evt. kopi af pas eller kørekort
- Økonomiske og juridiske oplysninger
- Forsikringsoplysninger
- Sociale og personlige oplysninger
- Helbredsoplysninger
- Straffeoplysninger
- Ansættelsesoplysninger, herunder evt. oplysning om fagforeningsmæssig tilknytning
Personoplysningerne behandles i digitaliseret og i nogle tilfælde fysisk form.
Formålene med behandling
Advokatfirmaet behandler personoplysninger(ne) med følgende formål:
- at yde juridisk bistand i tvister ved almindelige domstole, faglig og ikke-faglig voldgift, nævn mv.
- at yde bistand i forbindelse med gennemførelse af forretningsmæssige transaktioner vedrørende Advokatfirmaets klienter, eksempelvis virksomhedsoverdragelser
- at yde juridisk og hertil knyttet rådgivning til klienter inden for diverse retsområder, som falder inden for Advokatfirmaets forretningsområder
- at yde bistand til berigtigelse af klienters retsforhold, eksempelvis gennemførelse af køb af fast ejendom
Behandling af personoplysninger(ne) vil være begrænset til, hvad der er nødvendigt for at opfylde det/de pågældende formål.
Indsamling af persondata
Persondata, som behandles af Advokatfirmaet, vil være i) oplyst af den registrerede selv, ii) modtaget fra tredjemand, eksempelvis domstolene, offentlige myndigheder, modparter og disses advokater, vidner eller andre personer involveret i sager, der behandles af Advokatfirmaet, eller iii) indsamlet af Advokatfirmaet fra offentligt register, navnlig Tingbogen, Personbogen, CVR-registeret og CPR-registeret, eller iv) indsamlet af Advokatfirmaet fra andre offentlige kilder, herunder internettet.
Grundlag for behandling af personoplysninger
Det retlige grundlag for Advokatfirmaets behandling af personoplysninger er en eller flere af følgende:
- af hensyn til opfyldelse af en aftale med klienten, herunder en aftale om advokatrepræsentation i retssag eller aftale om ydelse af advokatrådgivning,
- for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, herunder eksempelvis når Advokatfirmaet medvirker under en retssag,
- i visse tilfælde hvor det er nødvendigt for, at Advokatfirmaet kan varetage en legitim interesse, hvor hensynet til den registrerede ikke går forud herfor
- for at opfylde hvidvaskregler gældende for advokater
Deling af personoplysninger
Følgende fysiske og juridiske personer vil i relevant omfang kunne få adgang til personoplysninger som led i Advokatfirmaets sagsbehandling:
- retter/domstole, voldgiftsretter, klagenævn og offentlige myndigheder, som kan træffe afgørelse i verserende sager
- modparter og disses advokater, der indgår i retssager eller retsforhold, som den registrerede er part i
- andre parter og deres advokater i sagskomplekser, som Advokatfirmaet behandler
- banker, ejendomsmæglere og andre selskaber/virksomheder, som har en relevant rolle i behandlingen af Advokatfirmaets sager
- forsikringsselskaber, der yder retshjælpsdækning, eller som på anden vis repræsenterer en partsinteresse i en sag, som Advokatfirmaet er part i
- sagkyndige og andre personer, herunder vidner, der er involveret i en sag
- medarbejdere hos Advokatfirmaet
- offentlige myndigheder, som i henhold til lov er berettiget til at kræve personoplysninger udleveret, eller over for hvem Advokatfirmaet har en indberetningspligt, eksempelvis i forbindelse med hvidvaskregler
- Advokatsamfundets repræsentanter i forbindelse med tilsyn i henhold til gældende regulering for advokater
- offentlige myndigheder, såfremt det er påkrævet i henhold til lov, herunder i konkrete tilfælde med henblik på bekæmpelse af online svindel og andre kriminelle aktiviteter eller forsøg herpå
Deling/videregivelse sker alene, hvor det er nødvendigt af hensyn til Advokatfirmaets behandling af en sag og hermed forbundne administrative og økonomisk begrundede opgaver, eksempelvis fakturering.
Personoplysninger kan, når det er relevant for sagsbehandlingen, overføres til andre lande både inden og uden for EU. Advokatfirmaet udvælger nøje sine samarbejdspartnere og lægger afgørende vægt på, at oplysninger om sager altid behandles fortroligt.
Varighed af opbevaring
Advokatfirmaet opbevarer personoplysningerne, så længe de (i) er relevante for Advokatfirmaets varetagelse af hvervet, (ii) er nødvendige for at imødegå eventuelle krav, der måtte blive rejst mod klinten eller Advokatfirmaet, og herudover (iii) så længe det er nødvendigt for at kunne varetage klientens interesser og imødekomme klientens behov.
Personoplysningerne slettes som udgangspunkt 5 år efter sagens afslutning, men dette beror på en konkret vurdering i hver enkelt sag.
Der lægges ved denne vurdering vægt på karakteren af den bistand, der ydes, dokumentationshensyn og den relevante lovgivning, herunder navnlig bogføringsreglerne, reglerne om interessekonflikt og almindelige regler om forældelse af formueretlige krav samt klientens behov for fremadrettet at kunne tilgå oplysningerne.
En klient kan til enhver tid opsige Advokatfirmaets hverv, ligesom en beskikkelse kan bringes til ophør af den beskikkende myndighed. Advokatfirmaet er imidlertid selv i denne situation underlagt en række regler og pligter, som gør det nødvendigt at opbevare personoplysningerne i en længere periode.
Sikkerhedsforanstaltninger
Advokatfirmaet sikrer personoplysninger gennem såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at beskytte den registrerede persons oplysninger mod uvedkommendes adgang, manipulation, destruktion/sletning eller tab af oplysninger.
Advokatfirmaet benytter Advosys (Unik System Design A/S) som systemleverandør for behandling, og opbevaring af persondata sker på servere drevet og hostet af henholdsvis Microsoft og Sentia Denmark A/S.
Der er indgået databehandleraftaler, der garanterer de relevante, anbefalede og lovforeskrevne sikkerhedsforanstaltninger og deraf følgende beskyttelse af de persondata, der behandles af Advokatfirmaet.
Advokatfirmaet har fastlagt, at andre advokater og medarbejdere hos Advokatfirmaet alene må tilgå personoplysninger, i det omfang dette er relevant for sagsbehandlingen. De personer i Advokatfirmaet, der får adgang til personoplysninger, er underlagt tavshedspligt.
Den registreredes rettigheder
Den fysiske person, som Advokatfirmaet opbevarer oplysninger om, herunder typisk klienten, har følgende rettigheder i forhold til Advokatfirmaet:
- Adgang til at få oplyst hvilke personoplysninger om den pågældende, der er registreret af Advokatfirmaet.
- Ret til at få berigtiget urigtige oplysninger om den pågældende registreret af Advokatfirmaet.
- Ret til at få slettet oplysninger om den pågældende, når registreringen ikke længere er nødvendig for opfyldelse af formålene i punkterne 3 og 7 og ikke forhindres af en opgave/pligt, der påhviler Advokatfirmaet i medfør af dansk eller EU-lovgivning.
- Ret til at begrænset behandling af persondata om den pågældende, når rigtigheden eller urigtigheden af de omhandlede persondata ikke kan konstateres, eller personoplysningerne skal bruges som bevismiddel.
- Adgang til at få fremsendt i et struktureret, almindeligt og maskinlæsbart format, evt. per e-mail, til den pågældende selv, eller til en af den pågældende ny udpeget advokat eller anden tredjemand, de oplysninger, den pågældende selv har afgivet til Advokatfirmaet.
Advokatfirmaet informerer ikke en person, som ikke er klient, om denne persondatapolitik, herunder personens rettigheder i henhold til dette pkt. 9, såfremt Advokatfirmaets behandling af personoplysningerne er omfattet af Advokatfirmaets tavshedspligt, og denne vil blive kompromitteret ved informationen.
Ændring af persondatapolitik
Nærværende persondatapolitik vil løbende kunne justeres af Advokatfirmaet for at efterleve de til enhver tid gældende persondataregler.
Kontakt
Hvis den registrerede har indvendinger mod Advokatfirmaets behandling af dennes personoplysninger, opfordres den registrerede til at kontakte Advokatfirmaet v/advokat Ulrich Birch Hartmann på: [email protected].
Den registrerede har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til sine rettigheder og over Advokatfirmaets behandling af den pågældendes personoplysninger. For yderligere oplysninger henvises til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.
